13.07.2020

Nowa Normalność, czyli 6 lekcji, które managerowie wyciągnęli z pandemii.

Od wybuchu pandemii COVID-19 minęło już kilka miesięcy. W tym czasie zdążyliśmy się nie tylko oswoić z sytuacją, ale też przeorganizować i udoskonalić modele zarządzania. Jak odnaleźć się w "Nowej Normalności", gdy gospodarka wraca powoli na stare tory? Na to pytanie odpowiadamy omawiając 6 lekcji, które managerowie wyciągnęli (lub powinny wyciągnąć) z pandemii.

 

Lekcja nr 1: Praca zdalna – to może się udać!

Jeszcze kilka miesięcy temu wielu pracodawców nie potrafiło wyobrazić sobie sytuacji, w której większość ich pracowników pracuje z domu. O ile niektóre firmy zaczęły częściowo testować tzw. home office jako sposób na motywację pracowników, albo redukcję przestrzeni biurowej, tak całkowite przejście na tryb zdalny należało do rzadkości. Powodami często były obawy o sprawną komunikację czy efektywność pracowników.

 

Sytuacja związana z epidemią koronowirusa zmusiła jednak wiele firm do zmiany podejścia i dostosowania się do sytuacji. Wielu pracodawców błyskawicznie zareagowało na nowe warunki – odpowiednio wyposażyli pracowników w potrzebne sprzęty, programy do komunikacji, wprowadzili zasady, dzięki którym praca w home office przebiegała tak samo sprawnie i efektywnie jak tak w standardowym miejscu pracy. Okazało się zatem, że praca zdalna ma sens, sprawdza się i, co więcej - daje satysfakcję pracownikom.

 

Badanie CNBC|SurveyMonkey Workforce Happiness Index przeprowadzone w maju 2020 roku pokazało, że pracownicy pełnoetatowi wykonujący pracę zdalnie są bardziej usatysfakcjonowani z pracy od tych, którzy nie mieli możliwości wykonywać swoich obowiązków w ten sposób (wysoki poziom satysfakcji stanowi odpowiednio 60% i 54% wskazań w tych grupach).

 

Dobrze zorganizowana praca zdalna nie tylko może być równie efektywna co standardowe podejście, ale i przynosi pracownikom dużo satysfakcji, która jest jednym z czynników budujących ich zaangażowanie. W badaniach przeprowadzanych przez Enpulse w ostatnich latach możliwość korzystania z home office często była wskazywana jako coś, co dla pracowników ma dużą wartość jako benefit.

 

Dziś, część zatrudnionych będzie oczekiwało od pracodawcy wdrożenia takiego modelu pracy na co dzień. Potwierdzają to wyniki wspomnianego badania CNBC - 19% ankietowanych, którzy mieli możliwość pracy w home office podczas pandemii, przyznaje, że w przyszłości chciałoby całkowicie przejść w tryb zdalny. Z kolei 38% badanych oczekuje większej swobody w pracowaniu z domu.

 

Wskazówka: w „Nowej Normalności”, rozważ wprowadzenie elastycznego modelu pracy, w którym praca zdalna stanie się standardem, a nie benefitem. Ciekawym rozwiązaniem jest np. podejście hybrydowe, w którym pracownicy spędzają w biurze 2-3 dni w tygodniu, w trakcie których mają możliwość omówienia na żywo najpilniejszych kwestii.

 

Lekcja nr 2: Komunikacja według zasad

Nie od dziś wiadomo, że sprawna komunikacja jest kluczem do sukcesu i zaangażowania pracowników - wspominaliśmy o tym w jednym z poprzednich artykułów. Ostatnie miesiące pokazały, jak dużo zależy od tego, aby była ona dobrze zorganizowana.

 

Najczęstsze błędy komunikacyjne to brak precyzyjnych wytycznych od przełożonych, niejasne informacje o zadaniach do wykonania, pominięcie kogoś podczas przekazywania wiadomości, brak informacji zwrotnej, czy chociażby różne kanały komunikacyjne, które powodują chaos informacyjny. Często mogły one stawać się przyczyną konfliktów, zdenerwowania, frustracji, a w konsekwencji i obniżenia zaangażowania. Kiedy wszyscy pracownicy przebywali razem w miejscu pracy łatwiej było na bieżąco zapobiegać negatywnym skutkom takich problemów.

 

Jednak gdy wiele osób praktycznie z dnia na dzień przeszło w tryb zdalny, okazało się, że błędy w komunikacji trudniej powstrzymać i mogą one być dużo bardziej kosztowne w skutkach. Konieczne stało się jednoznaczne określenie zasad dotyczących sposobu przekazywania plików, wykorzystywanych narzędzi, czy udzielania informacji o wykonanych zadaniach. Niezależnie od tego, czy pracownicy będą nadal wykonywać obowiązki zdalnie, wrócą z powrotem do miejsc pracy, czy też przyjmą model hybrydowy, ich komunikacja post-COVID będzie przebiegać sprawniej. A przynajmniej powinna!

 

Wskazówka: ustal w firmie jasne zasady dotyczące sposobu komunikacji np. kanałów i ścieżek przekazywania informacji, wykorzystywanych programów, czy narzędzi. Stosowanie się do nich niezależnie od przyjętego modelu pracy znacząco poprawi kulturę organizacyjną w firmie.

 

Lekcja nr 3: Gotowość na zmiany

W kwietniu 2020, tylko 36% respondentów badania Enpulse jednoznacznie odpowiedziało, że zmiany organizacyjne nie są dla nich źródłem stresu. Pewne jest, że zarówno małe, jak i duże zmiany mogą stresować pracowników, jeśli nie są odpowiednio przeprowadzone i wdrożone. Organizacje często pomimo świadomości, jak istotnym elementem budowania zaangażowania pracowników jest zarządzanie zmianami, zaniedbują tę kwestię.

 

Istnieje przekonanie, że pracownicy po prostu jakoś się przyzwyczają, zaakceptują to, co się dzieje. I tak zwykle jest, jednak może to mieć bardzo negatywny wpływ na zaangażowanie pracowników. Konieczność zmierzenia się z tak nową i nagłą sytuacją, jaką jest pandemia, powinno uzmysłowić pracodawcom, jak istotne jest opracowanie odpowiedniego sposobu wdrażania zmian. Kiedy pojawiły się pierwsze informacje o pandemii, wielu pracowników nie wiedziało np. jak mają się zachować, do kogo mają zwrócić się o pomoc – bezpośredniego przełożonego, kierownika projektu, kogoś z kierownictwa, czy może HR.

 

Przygotowanie takiego zbioru zasad, jak zarządzać zmianami w firmie, może okazać się przydatne nie tylko w sytuacjach niespodziewanych, ale i bardziej standardowych. Warto np. zaplanować, w jaki sposób przebiega komunikacja kryzysowa, jaka jest hierarchia przekazywania informacji, do kogo ma zwrócić się pracownik z pytaniem, z jakim wyprzedzeniem przekazywane są wytyczne. Taki zbiór zasad przygotuje pracowników psychologiczne i organizacyjnie na zmiany, ograniczy chaos i dezinformację, które zawsze towarzyszą pracownikom w sytuacji niepewności.

 

Wskazówka: przygotuj siebie i pracowników na potencjalne zmiany. Opracuj zbiór zasad zarządzania zmianami, w których zawrzesz np. sposób komunikacji, informacje o tym, z kim kontaktować się w takich sytuacjach.

 

Lekcja nr 4: Słuchaj, reaguj i bądź elastyczny

Słuchaj i reaguj! To hasło, które nie tylko nie straciło na sile w kontekście pandemii, ale jeszcze bardziej zyskało na znaczeniu. Ostatnie miesiące bardzo wyraźnie pokazały, jak pracownicy różnie odnajdują się w pewnych sytuacjach i jak różne jest ich postrzeganie świata.

 

Jak pokazują badania, praca zdalna jest dla wielu osób czymś bardzo korzystnym – dając pracownikom lepszy komfort pracy w domowym zaciszu czy brak czasu marnowanego na dojazdy. Jednocześnie wiele osób przyznaje, że nie potrafią pracować z domu, brakuje im samodyscypliny, lub po prostu nie mają do tego warunków. To najlepszy przykład na to, że najlepszym sposobem sprawne zarządzanie jest zadawanie pytań wprost, szczególnie w sytuacjach nietypowych.

 

Do takich celów najlepiej wykorzystać narzędzia do badania pracowników, takie jak platforma Enpulse. Zadając pytania i reagując możesz lepiej przygotować się na funkcjonowanie w „Nowej Normalności”. Należy jednak pamiętać, że zadanie odpowiednich pytań to dopiero początek – jeśli otrzymujesz informacje, musisz na nie zareagować z otwartym umysłem, być elastyczny i nie zamykać się tylko na swoje poglądy. Takie podejście z pewnością zostanie docenione i przyniesie wzrost zaufania do firmy oraz zaangażowania pracowników.

 

Wskazówka: pytaj pracowników o ich potrzeby i obawy związane z „Nową Normalnością”. Reaguj na komentarze pracowników zachowując otwarty umysł i elastyczność.

 

Lekcja nr 5: Nie zapominaj o informacji zwrotnej i docenianiu

Sytuacja, z którą musiał zmierzyć się cały rynek pracy, jeszcze bardziej pokazała, jak ważne jest udzielanie pracownikom informacji zwrotnej, w tym docenianie ich pracy. Są to elementy, które zawsze stanowiły jedne z filarów zaangażowania, jednak kiedy sytuacja zmusiła wiele osób do przejścia w tryb pracy zdalnej albo zmiany charakteru pracy, okazało się, że całe mnóstwo osób zostało zostawionych samych sobie, bez informacji zwrotnej, czy nawet akceptacji zadań.

 

Niejednokrotnie pokutuje przekonanie, że mówić warto tylko o tym, co trzeba poprawiać, a o tym, co jest dobre już nie. Ponadto wciąż wielu pracodawców, przełożonych, już nie wspominając o pozostałych pracownikach nie potrafi udzielać feedbacku. Przebywając w tym samym miejscu pracy, rzucenie przelotnej frazy „Dobra robota, podobała mi się Twoja prezentacja” przychodzi dużo bardziej naturalnie.

 

W trybie zdalnym łatwo o tym zapomnieć, a przecież brak feedbacku czy doceniania pracy zawsze prowadzi do jednego - obniżenia zaangażowania pracowników. Dlatego są to elementy, którym trzeba poświęcać szczególną uwagę i praktykować niezależnie od sposobu wykonywania pracy i jej charakteru.

 

Wskazówka: udzielaj informacji zwrotnej i doceniaj pracowników oraz współpracowników na bieżąco, niezależnie od tego, czy macie kontakt na żywo, czy komunikujecie się wyłącznie online bądź telefonicznie.

 

Lekcja nr 6: Zadbaj o zdrowie fizyczne, ale i psychiczne pracowników

Dbanie o zdrowie fizyczne pracowników w ostatnich latach nabrało znaczenia, a zapewnienie im prywatnej opieki medycznej zaczęto postrzegać jako pewien standard rynkowy, nie tylko w dużych korporacjach, ale i w mniejszych firmach. Pandemia jeszcze bardziej pokazała, jak ważne jest dbanie o zdrowie i zapewnienie pracownikom wsparcia w tym wymiarze.

 

Jednakże niepewna sytuacja na rynku pracy wyostrzyła dodatkowy problem, który do tej pory często był pomijany przez pracodawców - dbanie o samopoczucie i zdrowie psychiczne pracowników. Trwająca od kilku miesięcy pandemia spowodowała u ludzi duży stres, nasiliła u wielu osób lęki związane ze zdrowiem, ale i sytuacją zawodową, bezpieczeństwem.

 

Takie odczucia negatywnie przekładają się na zaangażowanie, jakość pracy, oddziałują na koncentrację i efektywność. Bieżące wydarzenia powinny uświadomić pracodawcom, jak ważne jest zapewnienie pracownikom pomocy w zakresie wsparcia psychologicznego.

 

Wskazówka: rozważ zapewnienie pracownikom wsparcia profesjonalnego psychologa w ramach pakietu medycznego lub przez nawiązanie osobnej współpracy ze specjalistą. Wytłumacz pracownikom, że takie wsparcie jest dostępne i można z niego korzystać anonimowo i bez obaw.

 

Autorzy: Magda Pietkiewicz i Konrad Pilarski

 

Przydatne linki:

https://www.cnbc.com/2020/05/26/who-is-happiest-working-from-home-heres-what-latest-jobs-data-says.html

https://www.surveymonkey.com/curiosity/cnbc-workforce-survey-may-2020/

UDOSTĘPNIJ:

Zobacz inne artykuły

NOWE
19.11.2020
Inteligencja Emocjonalna w pracy – 8 emocjonalnych driverów zaangażowania
19.03.2020
Jak sprawnie zarządzać zespołem zdalnym?
28.01.2020
Badanie zaangażowania: jak uzyskać najlepsze efekty.
Możesz też za darmo przetestować wszystkie funkcje Enpulse przez 30 dni! WYPRÓBUJ ZA DARMO
Zapisz się do newslettera i otrzymuj
darmowe materiały o zaangażowaniu!